Als Power BI consultant kom ik bij veel bedrijven over de vloer. Het mooie van mijn vak is dat ik bij veel bedrijven een kijkje in de keuken kan nemen. Daarbij is me opgevallen dat er twee manieren zijn om naar rapportages en dashboards te kijken. Dit bepaalt de manier hoe mensen, vaak onbewust vanuit eerdere ervaringen, omgaan met de informatie die ze voorgeschoteld krijgen. En daarmee bepaalt dit ook vaak de effectiviteit van een rapportage of dashboard.
Verantwoordingsmiddel
Van oudsher worden rapportages vaak ingezet als “verantwoordingsmiddel”. De salesrapportages die laten zien of de salestargets in het afgelopen kwartaal zijn gehaald. De verzuimrapportage die laat zien wat het verzuim van de afdeling in de afgelopen periode is geweest. De jaarrekening als verantwoordingsmiddel voor het in het afgelopen jaar gevoerde beleid. Allemaal bedoeld om verantwoording af te leggen van de resultaten die behaald zijn.
Meestal ook rapportages die aan leidinggevenden (managers, directie, bestuurders) worden verstrekt. Vaak ook rapportages die eenmalig in een vergadering worden besproken en daarna in de la verdwijnen. De vraag is in hoeverre dit bijdraagt aan het verbeteren van de organisatie. Voelen mensen zich aangespoord om beter te presteren? Zetten deze rapportages aan om actie te ondernemen? Maar al te vaak werkt dit juist tegenovergesteld. Mensen voelen zich gecontroleerd en gaan ontwijkend of afschuivend gedrag vertonen. Niet de kant die je op wilt met je organisatie.
Stuurmiddel
Met een rapportage als “stuurmiddel” focus je niet alleen op de leidinggevenden van een organisatie. Deze rapportages zijn bedoeld voor zowel leidinggevenden als voor de operationele mensen. Je geeft elke laag van de organisatie dezelfde informatie en op die manier de kans om zelf bij te sturen. Niet periodiek achteraf, maar dagelijks. Actuele informatie over de dagelijkse (operationele) gang van zaken.
Een rapportage die je wil inzetten als stuurmiddel, moet daarom ook meer bevatten dan alleen financiële gegevens. Juist de combinatie van financiële en operationele gegevens verhoogd de effectiviteit van je rapportage. Dus niet alleen de omzet tonen, maar juist tonen hoe deze omzet is opgebouwd (aantal x tarief). Zorg ervoor dat de gebruiker van de rapportage handvatten krijgt om de lopende omzet bij te sturen.
Om te kunnen sturen is het wel van belang om gegevens af te zetten tegen doelen. Hoe kun je anders bepalen of een waarde wel of niet voldoet? Het tonen van de omzet per maand is leuk, maar je kunt dit pas beoordelen als je het afzet tegen de begrote omzet of vergelijkt met de omzet van vorig jaar. Een rapportage als stuurmiddel wordt dus wel gebruikt om te beoordelen, om conclusies te trekken.
Gebruik dashboards
Als een rapportage als doel heeft om een stuurmiddel te zijn, dan is het ook belangrijk dat deze actueel is. Het liefst dagelijks bijgewerkt of zelfs realtime. Ook moet deze rapportage interactief zijn, geen statisch rapport. Dat maakt een dashboard de meest geschikte rapportagevorm voor deze informatie. Een dashboard nodigt de gebruiker uit om zelf door te klikken en de inzichten te zoeken die voor het eigen presteren handig zijn. Door operationele informatie te tonen (de dagelijkse gang van zaken) is de informatie relevant voor de gebruiker. Dat zet aan tot het ondernemen van actie. En dat verhoogt de effectiviteit van de rapportage.