Meten = weten
Dat geldt absoluut. Er wordt in een onderneming veel gestuurd op onderbuik-gevoel. Dat wil niet zeggen dat dat gevoel altijd mis zit, zeker niet. Het goede gevoel kenmerkt de goede ondernemer. Maar om gefundeerde keuzes te kunnen maken in het sturen van een organisatie, is gevoel alleen niet genoeg. Harde cijfers zijn nodig om het gevoel gelijk te geven, of juist het tegendeel aan te tonen. Is het invoeren van een ‘performance management’-methode daarmee altijd een succesverhaal? Helaas niet. Verbetering van resultaten blijft regelmatig uit. Hoe komt dat? Waar zitten de valkuilen?
KPI’s
Eerst iets over het meten zelf. Het gaat dan meestal over kpi’s, Kritieke Performance Indicatoren. ‘Metertjes’ die data transformeren naar informatie zodat erop gestuurd kan worden. Een paar aandachtspunten:
- Het moet om de belangrijkste indicatoren gaan. Vaak worden er, door oneindige automatiseringsmogelijkheden i.c.m. iets te enthousiaste excel-freaks, veel te veel indicatoren opgesteld. Als je alles weet, weet je niets. Keep it simple, focus op de indicatoren die bepalend zijn.
- De indicator moet duidelijk zijn, uitnodigen tot verbetering van het projectresultaat, de levertijd, de klanttevredenheid of wat dan ook. Mensen zijn gemiddeld genomen heel geïnteresseerd in de eigen resultaten, en vervolgens ook bereid om die te verbeteren als het nut daarvan aangetoond wordt in het geheel van de organisatie.
- Het gaat niet om de exacte nauwkeurigheid van een kpi, maar veel meer om de trend die aangegeven wordt. Er kunnen conclusies aan worden verbonden. Wat ga je doen met de informatie, welke actie komt eruit voort?
- Actiegerichtheid betekent dat er op basis van de kpi een beslissing genomen kan worden die op korte termijn effect heeft.
Kpi’s helpen een organisatie in de ontwikkeling naar een grotere resultaatgerichtheid. Waar het idee van resultaatindicatoren echter meestal op vastloopt, is de vertaalslag naar de praktijk. Te vaak blijft het om die reden halverwege de implementatie steken. Dat kan te maken hebben met het kiezen van een goede kpi, daarover in een volgend blog meer. Het kan ook komen door te onduidelijke kpi’s. Daarom wat praktische handvatten voor een effectieve kpi:
- Less is more. Dat vraagt veel durf. Kiezen voor 2 of 3 effectieve kpi’s (in een dashboard noemen we de weergave een ‘visual’) in plaats van een fancy dashboard met van alles en nog wat.
- De juiste visual. Elke soort informatie heeft zijn eigen visual nodig. Een taartdiagram is in sommige gevallen (bij veel kleine waarden) bijvoorbeeld heel onduidelijk. Hetzelfde geldt voor gestapelde staafdiagrammen.
- Duidelijkheid. Een buitenstaander moet de visual direct snappen. Titels en legenda’s zijn soms nodig, maar soms ook niet. Laat overbodige informatie weg.
- Vergelijk. Er zijn vorige week 230 verkooporders met Duitsland afgesloten. Is dit goed, slecht of verwacht? Een cijfer op zich zegt niet veel. Vergelijk daarom met andere data. Vooral vergelijkingen met voorgaande periodes en targets geven perspectief aan je data.
- Kleurgebruik. Goede kleuren maken een visual overzichtelijk. Houd wel rekening met mensen die kleurenblind zijn.
- Positionering. Informatie linksboven wordt door Westerse mensen het eerst gelezen. Zet daar dus de belangrijkste informatie neer. Gebruik tegels om informatie in te delen.
Door kpi’s slimmer ondernemen? Zeker, mits goed uitgevoerd. We helpen u graag op weg.