Je hebt een paar mooie Power BI dashboards gemaakt die inzicht geven in de omzet en resultaten van de onderneming. Dat wil je natuurlijk graag delen met collega’s. Maar, niet iedereen mag alle informatie zien. Hoe regel je dat, zonder de data en dashboards te dupliceren? Daarover gaat deze blog.
En natuurlijk maken we gebruiken van de nieuwe Power BI feature: audience groups oftewel doelgroepen!
Oude werkwijze met dubbele werkruimtes
Het scenario in dit voorbeeld is een salesafdeling die alleen de omzet mag zien en het management dat alles (omzet en resultaten) mag zien. We hebben 2 Power BI dashboards gemaakt, één voor de omzet en één voor de resultaten. Voorheen maakte je dan vaak 2 aparte werkruimtes aan, zodat je in de Sales-werkruimte alleen het omzetdashboard kon publiceren en in de Management-werkruimte het resultatendashboard.
Nadeel was dat het management dan telkens tussen 2 werkruimtes moest switchen. Dus tja, dan maar het omzetdashboard ook publiceren in de Management-werkruimte.
Het gevolg: 2x hetzelfde dashboard, dubbele data-import, dubbel onderhoud. Niet erg efficiënt.
Power BI werkruimte vs Power BI app
Zelf ben ik er voorstander van om een Power BI dashboard als ‘app’ te delen met anderen. Vaak zie ik dat mensen een dashboard delen door anderen toegang te geven tot de werkruimte. Daarmee krijgen ze toegang tot allerlei instellingen in de werkruimte die ze niet nodig hebben. Dat maakt het onnodig ingewikkeld.
De mooiste manier is om een Power BI Werkruimte te delen als App. Daarmee geef je andere gebruikers de toegang tot een clean Power BI dashboard, zonder alle toeters en bellen uit de werkruimte.
Hieronder laat ik je zien hoe dat werkt, maar eerst nog een ander (nieuw) voordeel van Power BI Apps.
Power BI Apps, met audience groups / doelgroepen
Nieuw in de Power BI Apps is de mogelijk om dezelfde app te delen met verschillende doelgroepen. Waarbij je bij elke doelgroep kunt instellen welke onderdelen van de app ze mogen zien.
Zo kunnen we dus 1 werkruimte en 1 app maken waarin de omzet én resultaten staan. De doelgroep Management mag alles zien, de doelgroep Sales mag alleen de omzetten zien. Het voordeel: geen dubbele dashboards meer, geen dubbel onderhoud meer, geen dubbele data-import meer!
Nieuwe werkwijze met 1 app
We lopen nu door de stappen om een Power BI app te maken en deze te delen met verschillende doelgroepen. Het startpunt is onze Power BI werkruimte met daarin beide dashboards, Omzet en Resultaat.
Rechts bovenin klikken we op de knop ‘Create app’.
In het eerste scherm Setup kunnen we een aantal opties instellen:
- Een naam en omschrijving
- Een herkenbaar logo voor de app
- De thema-kleur voor de app (het menu wordt straks met deze achtergrondkleur getoond)
- De contactpersoon voor deze app (dit emailadres wordt straks in de app getoond)
- Met het vinkje ‘Install this app automatically’ wordt de app meteen getoond in het menu Apps bij de gebruikers met wie je de app deelt. Anders moeten ze het eerst zelf downloaden.
- Een link naar de supportpagina voor deze app
We klikken op Next voor de volgende pagina.
Met de knop ‘Add content’ kies je de rapporten uit de werkruimte die je in de App wilt delen. Je kunt er dus ook voor kiezen om niet alle rapporten mee te nemen.
Naast de Power BI rapporten uit de werkruimte kun je ook andere content toevoegen, zoals bijvoorbeeld een link naar de Excelfile met de salesbudgetten.
We klikken op Next voor de volgende pagina.
Bovenin (bij 1) maken we per audience group / doelgroep een tab aan. Vervolgens stellen we per doelgroep in welke onderdelen in het menu wel / niet zichtbaar zijn (bij 2). Tot slot stellen we (bij 3) in welke gebruikers of groepen we toegang willen geven tot deze doelgroep. In het onderstaande voorbeeld zijn alle menu-opties beschikbaar voor de doelgroep Management.
Maar voor de doelgroep Sales willen we het onderdeel Resultaat niet tonen. Deze doelgroep mag alleen Omzet en Salesbudgetten zien.
We klikken nu op ‘Publish app’ om de app te publiceren.
In dit scherm kunnen we de directe URL naar deze app kopiëren, zodat we die kunnen delen met de collega’s. Je collega’s kunnen de app openen via de URL, of in Power BI vanuit het menu Apps.
In de app zien ze alleen de inhoud die ze volgens de instellingen van hun doelgroep mogen zien.
Meer weten?
Met Power BI maak je in korte tijd fraaie dashboards en rapportages. Vanuit Davista helpen we je daar graag mee op weg. Voor diverse softwarepakketten bieden we connectors aan, zodat je jouw data in Power BI kunt gebruiken. Voor een snelle start kun je aan de slag met een standaard dashboard of met één van de Power BI templates. Natuurlijk kunnen we je ook helpen met een dashboard op maat, of we geven je een training zodat je zelf jouw dashboards kunt maken.