We hebben eerder blogs geschreven over het exporteren van data vanuit Power BI naar Excel. Sinds kort is er een nieuwe export mogelijkheid bij gekomen die we in deze blog willen bekijken. Deze optie is beschikbaar in de online Power BI Service (niet in Power BI Desktop).
Exporteren naar Excel
De snelste manier om gegevens naar Excel te exporteren is om dit vanuit een tabel of matrix in het Power BI dashboard te doen. Je krijgt dan een Excel bestand met daarin de data zoals die in de Power BI tabel staat.
In de blogs Gebruik Power BI data in Excel en Export naar Excel met behoud van indeling hebben we hier eerder over geschreven.
Het nadeel van deze export-optie is dat het een statische export is. Je exporteert een momentopname van de data zoals die op dat moment is. Wil je later actuele data in Excel, dan moet je opnieuw een export doen.
Analyseren in Excel
Met de optie ‘Analyseren in Excel’ krijg je een Excelbestand met daarin een koppeling naar de Power BI dataset. Dat betekent dat je de gegevens op een later moment kunt vernieuwen, zonder opnieuw een export te hoeven doen.
In het blog Gebruik Power BI data in Excel hebben we hier over geschreven.
Het nadeel van deze optie is dat je de data alleen als een draaitabel beschikbaar hebt in Excel. Daarnaast zijn het wat meer stappen om de gegevens in Excel te krijgen en te visualiseren.
Exporteren naar Excel mét live connection
Sinds een paar weken is er een nieuwe optie in Power BI toegevoegd die de voordelen van beide bovenstaande opties combineert. Namelijk exporteren naar Excel (vanuit het rapport), maar nu mét een live connection!
Je klikt hiervoor op de knop […] rechts bovenin de tabel en kiest de optie ‘Export data’.
Daarna kies je voor ‘Summarized data’ met onderin de optie ‘.xlsx (Excel) with live connection’.
‘
Je download nu een Excelbestand met daarin de data uit de Power BI tabel, live gekoppeld aan de Power BI dataset. Dat betekent ook dat je later in Excel met de knop ‘Vernieuwen’ de data kunt verversen.
DAX query aanpassen
Als we in Excel onder de motorkap kijken, dan zien we dat in de eigenschappen van de verbinding een DAX-query wordt gebruikt om de betreffende gegevens op te halen uit Power BI. Dat geeft ook de mogelijkheid om zelf de DAX query aan te passen om andere data of de data in een ander format op te halen.
Dit geeft je nog meer controle over de data die je vanuit Power BI in Excel kunt gebruiken, rechtstreeks gekoppeld met de Power BI dataset!