Dit is het eerste artikel uit een serie over het gebruik van dynamische dashboards in Microsoft Power BI. Inzicht krijgen in je data en op basis daarvan bijsturen, dat is in het kort de kracht van Power BI. De data kan overal vandaan komen: CRM, ERP, HRM, finance, big data, Excel, internet, bedenk het maar. In deze serie laten we je de mogelijkheden zien aan de hand van Bits & Bikes B.V., een fictieve groothandel in fietsen en fietsaccessoires. Onderaan dit artikel kun je zelf aan de slag met het dashboard.

Eerste kennismaking met Power BI

We beginnen deze serie van demo’s met de basisprincipes van een dashboard in Power BI. Wat is het, hoe werkt het, wat kun je ermee, hoe filter je de data die je wilt zien, enzovoorts. We focussen in deze serie vooral op de gebruikerskant. Power BI is een product van Microsoft, gratis te downloaden op powerbi.microsoft.com. De pro-versie kost € 8,40 per maand, maar voor de basisfunctionaliteiten kun je ook de gratis versie gebruiken. Je maakt het datamodel en de rapporten in Power BI Desktop, waarna je dit publiceert op het internet (zie onderaan deze blogpost). Je bepaalt zelf wie de dashboards kan zien en welke toegangsrechten die personen hebben, zelfs tot op regelniveau. Zo kun je vertrouwelijke data goed afschermen voor onbevoegden. Een gepubliceerd rapport of dashboard kan ook via de Power BI App (iOS, Android en Windows Phone) bekeken worden. De mogelijkheden van Power BI zijn erg uitgebreid. Zoals Microsoft het zelf zegt: any data, anywhere, anytime.

Self-service

Microsoft zet Power BI in de markt als self-service business intelligence-tool. Je kunt er als gebruiker zelf mee aan de slag, zonder een uitgebreide IT-afdeling. Voor het opzetten van het datamodel is wel wat specialistische kennis nodig, met name kennis van databases en DAX (de formuletaal van Power BI).

De eindgebruiker kan er zelf mee aan de slag.

Het inrichten van een rapport lijkt wel wat op het maken van grafieken in Excel en is daardoor erg laagdrempelig. Kortom: een specialist richt het datamodel in en de eindgebruiker kan er vervolgens zelf mee aan de slag. En dat is ook precies de bedoeling van ‘self-service BI’.

Je bent in Power BI helemaal vrij in hoe je een rapport inricht. In deze serie werken we telkens met dezelfde layout. In de praktijk is dat ook aan te raden, omdat het voor de gebruiker dan herkenbaar is. Elk rapport bestaat uit diverse elementen, zoals grafieken, tabellen en KPI’s. Als gebruiker heb je de mogelijkheid om de elementen die je zelf belangrijk vindt te verzamelen in één dashboard.

Selecteren en filteren

In ons demo-dashboard filter je bovenin op land, productgroep en jaar. De selecties worden meteen toegepast in het dashboard. Een andere manier om te filteren is door simpelweg te klikken in het dashboard.

Een gemakkelijke manier om te filteren is door simpelweg te klikken in het dashboard.

Als je in de cirkeldiagram bijvoorbeeld op het deel van Nederland klikt, worden alle andere grafieken meteen gefilterd op alleen de data van Nederland. De combinatie is ook mogelijk, bijvoorbeeld bovenin een filter op de productgroep e-bikes en vervolgens in de staafdiagram filteren op de maand augustus 2017.

KPI’s

In ons demo-dashboard worden aan de linkerkant de belangrijkste KPI’s getoond voor de netto-omzet. Prominent in beeld en altijd op dezelfde plek. Vanzelfsprekend is dat een vrije keuze bij de inrichting van het rapport.

• Bovenaan de netto-omzet van dit jaar, dat is het huidige jaar, tot en met vandaag. Dit wordt vergeleken met de netto-omzet van het vorige jaar, tot en met de volledige huidige maand.
• Eronder de netto-omzet van deze maand, vergeleken met dezelfde maand in het vorige jaar. Hier worden de cijfers van de huidige maand (tot en met vandaag) getoond, vergeleken met de volledige maand van het vorige jaar.

Grafieken

De data kan in Power BI worden getoond in diverse grafieken, zoals een lijndiagram, kolomdiagram, cirkeldiagram en vlakdiagram. Maar ook andere visualisaties, zoals een treemap, een dashboardmeter of zelfs een infographic. Ook een tabel of matrix met cijfers is mogelijk. In de volgende blogs van deze serie laten we nog diverse varianten zien. Welk type visualisatie gebruikt moet worden is afhankelijk van de data en de benodigde inzichten. Belangrijk is om je te beperken tot de kern, zodat het dashboard overzichtelijk blijft.

Maps

Een erg mooie visualisatie is de geografische verdeling van de netto-omzet op de kaart. De waarden worden op de kaart getoond als bubbels. Hoe groter de bubbel, hoe groter het omzetaandeel van dat gebied. De spreiding kan op land gedaan worden, maar ook binnen een land op postcode. Door te klikken op een bubbel worden de andere grafieken gefilterd op dat betreffende postcodegebied. Dit geeft niet alleen een helder inzicht in de huidige spreiding, maar het geeft ook inzicht in de gebieden waar wellicht nog groeikansen liggen.

Inzoomen

Het is handig om het rapport op volledig scherm te tonen, dat kan met de knop  ‘Modus Volledig scherm openen’, rechts onderin het rapport. Wil je daarna nog verder inzoomen op een bepaalde grafiek, dan kun je rechts bovenin die grafiek klikken op de knop  ‘Focusmodus’. De betreffende grafiek wordt dan op het volledige scherm getoond.

Meer weten?

In het volgende artikel laten we meer zien over het datamodel. Dat doen we aan de hand van een rapport met de verdeling van de omzet per productgroep en de vergelijking met de begrote omzet.

Rapport Omzet per land

Klik op het pijltje  rechts onderin om het dashboard op volledig scherm te tonen.