Bijsturen
In de vorige blog ging het met name over de noodzaak van het sturen op basis van cijfers, om het gevoel van een ondernemer te versterken of bij te sturen. We hebben een aantal praktische do’s en dont’s laten zien van goede kpi’s. Het is essentieel dat een verantwoordelijke medewerker, waar dan ook in de organisatie, uit de voeten kan met de kpi. Dat betekent dat de persoon in kwestie betrokken moet worden bij de totstandkoming van de kpi. De mensen die operationeel bezig zijn, bepalen uiteindelijk de uitkomst! Daarnaast is het belangrijk dat de informatie die de kpi geeft, beïnvloedbaar is. Dat daagt uit om ermee aan de slag te gaan.
Outcome measure of performance driver
Een goede kpi-rapportage is actiegericht. Dat betekent dat deze gericht is op het nemen van beslissingen die op korte termijn effect hebben, waar op gestuurd kan worden. Sturen gaat over het beïnvloeden van de toekomst op een voor de ‘bestuurder’ gunstige manier. Een actiegericht rapport moet dus vooral informatie geven over iets dat nog veranderd kan worden, zoals het aantal afspraken in de komende weken, de orderportefeuille of een planning. De focus ligt daarop: dat wat op korte termijn veranderd en verbeterd kan worden.
Omzet is wat dat betreft een slechte kpi. De omzet is de uitkomst van een aantal processen die uiteindelijk resultaat opgeleverd hebben. We noemen dat dan ook wel een outcome measure, een meting van de uitkomst. Als de uitkomst goed is, dan is het proces geslaagd. Maar dat kan slechts een deel van de waarheid zijn.
Alleen sturen op outcome measure is niet voldoende. Veel interessanter is de performance drivers die de stijging of daling van de omzet veroorzaken. Aan zo’n knop kun je nog draaien. Een voorbeeld:
Voor operationele besturing is het nodig om te meten wat je dagelijks kunt beïnvloeden. Een wekelijks omzetoverzicht is prima als verantwoordingsinformatie, maar gegevens die daar twee stappen voor zitten in het schema, zoals de conversie en het aantal producten per factuur geven aanknopingspunten om de omzet te verhogen. En daar kan elke winkelmedewerker mee aan de slag via de groene acties in dit voorbeeld. Een aantal andere voorbeelden van performance drivers zijn salesgesprekken (#), herhalingsaankopen (%), ziekmeldingsfrequentie (#/mw), blogs (#), creditnota’s (%). Met zulke kpi’s blijft het actiegericht!
What-if-scenario’s
Microsoft Power BI heeft mogelijkheden om op basis van bestaande data een what-if-scenario te maken.Wat gebeurt er met de omzet als de conversie met 3% stijgt en de korting met 1% daalt?
Zulke informatie is concreet en werkt stimulerend voor de medewerker die hier verantwoordelijk voor is. In een voorgaand blog hebben we er meer over geschreven. Er is ook een rapport aanwezig waarin u zelf kunt ervaren wat de werking van een What-if-scenario is.
Door kpi’s slimmer ondernemen? Zeker, mits goed uitgevoerd. We helpen u graag op weg.